O Almoxarifado:
1) Conceituação:
O lugar destinado à guarda e conservação de materiais
que ao mesmo tempo deve garantir: A segurança, a conservação,
a inviolabilidade física e o rápido acesso aos mesmos...
“O almoxarifado é a unidade administrativa responsável
pelo controle e pela movimentação dos bens de consumo, que são
registrados de acordo com as normas vigentes.” (AUDIN, 2006).
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2) Histórico:
“Desde os mais remotos tempos, quando ocorreu a invasão árabe
na Península
Ibérica e a palavra "al-xarif" designava a pessoa de confiança
do Sultão, responsável pela guarda dos bens do seu senhor, a atividade
de almoxarifado já era exercida. A própria origem da palavra almoxarife,
vem daquele vocábulo que através de metaplasmos de transformação,
chegam assim até os nossos dias, gerando também o nome do setor,
ou da atividade - Almoxarifado.”
(Viana, 2000).
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3) Principais operações:
a) Recebimento de materiais (entrada).
b) Entrega de materiais (saída).
c) Manter atualizados os dados referentes aos materiais (organização).
a) O recebimento de materiais pode ser dividido em quatro fases:
a.1) Entrada de materiais: É iniciada na recepção dos
veículos de entrega, encaminhamento até a conferência, verificação
da existência ou não de pedido de compra e verificação
se o declarado na nota-fiscal corresponde ao pedido.
a.2) Conferência quantitativa: Verifica se a quantidade informada pelo
fornecedor na nota-fiscal é a mesma que está sendo entregue. Muitas
empresas utilizam para esse processo o método de “conferência
por acusação” ou “contagem cega” pelo qual primeiro
é feita à contagem do material entregue para depois realizar o
confronto com o declarado na nota-fiscal (muitos acreditam que esse método
reduz os níveis de distorção nas contagens).
a.3) Conferência qualitativa: Verifica a integridade dos materiais, se
os mesmos estão em acordo com o contratado, sua validade e demais detalhes.
a.4) Regularização: É o fim do processo de recebimento.
Se foi, constatado algum erro durante as conferências quantitativa ou
qualitativa, é nesse ponto que devemos decidir pela devolução
dos mesmos, acusando no verso da nota-fiscal o motivo da devolução
a data e a hora do fato (carimbando e assinando abaixo). Se a conferência
foi considerada “Ok!”, depois de assinado o canhoto da nota-fiscal
acusando o recebimento (para o fornecedor) devemos iniciar o processo de regularização,
catalogação e armazenagem dos materiais.
b) A entrega de materiais (saída): Existe uma constante obrigação
de manter os materiais íntegros e disponíveis... A entrega dos
materiais é iniciada por uma “requisição de materiais”,
seguida da verificação da mesma e da disponibilidade do material.
O mais importante não só desse ponto, mas de toda operação
do almoxarifado é a devida organização, não só
dos materiais, mas de todas as informações e documentos pertinentes
aos mesmos. Lembrem-se: “Depois da entrada do material ou você apresenta
o mesmo ou suas devidas requisições de saída... ORGANIZAÇÃO
é uma palavra chave”.
c) Manter atualizados os dados referentes aos materiais: ORGANIZAÇÃO
E ATENÇÃO aos materiais e processos.
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4) A importância do almoxarifado:
"Atualmente, restou muito pouco da antiga idéia de depósito, quase
sempre o pior e mais inadequado local da empresa, onde os materiais eram acumulados
de qualquer forma, utilizando-se mão-de-obra desqualificada e despreparada..."
(VIANA, 2000).
Imaginem uma grande caravana comercial... Dezenas de mercadores com carroças,
cavalos e camelos que percorriam as cidades vendendo seus produtos... Atendendo
necessidades e realizando sonhos... Agora pense na importância do responsável
pelo armazenamento e controle dos materiais e produtos dessa caravana...
Com o passar dos anos essa importância foi esquecida... Como resultado
tínhamos o almoxarifado como o pior lugar da empresa... O lugar mais
escondido... Muitas vezes uma sala úmida e fedorenta, que pelo simples
fato de ninguém querer utilizar, virava depósito de materiais...
O pessoal que trabalhava nessas salas... Bem, o pessoal era o mais desqualificado
possível... Nessa época, o almoxarifado cheirava a mofo e encontrar
alguma coisa lá dentro era tarefa difícil.
Agora, imaginem o resultado desse descaso...
Com o passar do tempo e com o acirramento da concorrência, a importância
do almoxarifado começou a ser percebida novamente... Fatores como: Custo,
higiene e a necessidade crescente de velocidade e efetividade nas operações
comerciais e logísticas, fizeram com que tanto o lugar destinado ao depósito
de materiais quanto os profissionais envolvidos passassem a ocupar um lugar
de importância na operação industrial e comercial. Estamos
na era da logística e da informática... Atualmente até
os pequenos depósitos tem algum tipo de programa para facilitar a contagem
e o balanço de entrada e saída de materiais... Os códigos
de barra podem fazer verdadeiros milagres. A entrada de um produto é
registrada com um simples leitor ótico e a saída é dada
ao produto ser vendido, lá mesmo, na área de venda.
Os avanços da informática ainda irão trazer muitos benefícios
para essa área. Teremos uma integração ainda maior entre
os diversos departamentos. A tendência natural é pela redução
dos níveis de estoque... O ideal é que as empresas recebam e produzam
os produtos e materiais no momento exato de sua necessidade... Just-in-time...
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5) Perfil do Almoxarife e de seu pessoal:
O exame, registro, liberação e controle de materiais é
uma função extremamente técnica que requer pessoal treinado
e especializado. Honestidade, organização, qualificação
e agilidade (velocidade) são requisitos básicos.
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6) A tecnologia da informação (TI) e o almoxarifado:
Os avanços da tecnologia da informação vêm trazendo
inúmeros benefícios para os almoxarifados, um dos principais é
proporcionado pela utilização dos códigos de barra, que
permitem o rápido registro de entrada, saída e conferência
de materiais. Esse mesmo processo pode acionar todo um sistema que alerte para
necessidade de compra ou até mesmo alerte para a necessidade de entrega
o próprio fornecedor (just-in-time)...
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7) O Lay-out do almoxarifado:
“Lay-out, ou arranjo físico é a maneira como os homens,
máquinas e materiais estão dispostos dentro de um Almoxarifado...”
(VIANA,2000).
Fatores de lay-out:
a) Os principais pontos:
a.1) Segurança.
a.2) Disponibilidade de materiais.
a.3) Condições ambientais.
a.4) Possibilidade de expansão, ao mesmo tempo que presa pela economia
racional do espaço do parque fabril/ empresarial.
a.5) Possibilidade de separação de materiais como: Alimentos,
não alimentos, perecíveis, perigosos etc.
b) O projeto de lay-out:
No projeto de lay-out devem ser levados em conta (além dos principais
pontos listados acima) fatores como: Tamanho e volume dos produtos armazenados,
tamanho dos paletes e máquinas utilizados, número de funcionários
e maquinas que serão utilizadas, acesso aos produtos e ao próprio
espaço físico do almoxarifado, entre outros fatores...
c) Objetivos de um projeto de lay-out:
c.1) Redução de custos.
c.2) Maior segurança para os funcionários.
c.3) Otimização do fluxo interno de mercadorias, funcionários
e máquinas (agilidade).
c.4) Maior capacidade para estocagem de materiais.
c.5) Separação de materiais conforme sua natureza, entre outros
fatores...
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Para referenciar o texto:
Autor: Dennys M. C. Monteiro.
Site: www.rg9.org
Data: Indicar data de acesso ao site. Site acessado em...
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